Niezależnie od tego, jaka jest Twoja sytuacja w biurze domowym — niezależnie od tego, czy masz dedykowane biuro domowe, czy więcej kreatywne rozwiązanie — możesz mieć wrażenie, że może działać lepiej i ciężej dla Ciebie. Może myślałeś o zainwestowaniu w stojące biurko lub ergonomiczne krzesło. Być może przyglądasz się nowym organizatorom, aby utrzymać nieco porządek w przestrzeni WFH.
Ale zanim wydasz mnóstwo pieniędzy, istnieje jeden skuteczny (i bardzo przystępny cenowo) sposób na przekształcenie domowego biura (i w rezultacie usprawnienie przepływu pracy): Zmniejsz bałagan papieru. Oto dlaczego jest to dobry pomysł dla prawie każdego:
Bałagan papieru to fizyczny bałagan. Wszystkie stosy papieru — nagromadzona poczta, paragony, listy rzeczy do zrobienia i dokumenty służbowe — mogą fizycznie stanąć na drodze Twojej produktywności.
Bałagan papierowy jest również bałaganem umysłowym. Jaclyn Strauss, CPA, ekspert ds. wydajności i współzałożyciel cyfrowego narzędzia do przechowywania danych
Druga Krypta, mówi, że trudno jest dostać się do strefy i poczuć inspirację w zagraconym otoczeniu. W szczególności dokumenty przypominają o tym, czego nie zrobiłeś i mogą przyczynić się do niskiego poziomu lęku.Bałagan papierowy to bałagan środowiskowy. Cały ten papier po prostu nie jest dobry dla środowiska, nawet jeśli religijnie poddajesz się recyklingowi.
Jak więc stworzyć bardziej zrównoważony, mniej zagracony system papieru?
Zacznij od zredukowania istniejących dokumentów, mówi profesjonalna organizatorka Lauren Saltman z Żyjący. Uproszczony — i bądź bezwzględny: „Tak, zawsze będzie kilka rzeczy, takich jak akty urodzenia i tytuły samochodów, które powinieneś zachować w oryginalnych papierowych egzemplarzach” — mówi Saltman. „Reszta może trafić do niszczarki lub pojemnika na surowce wtórne”. Odzyskuj to, czego nie potrzebujesz, pobierz instrukcje obsługi online i zapisz je w dedykowanych folderach cyfrowych, a także użyj aplikacji z funkcją skanowania, aby zdigitalizować inne Papierkowa robota. Przechowuj niezbędne dokumenty w dedykowanej przestrzeni, najlepiej poza biurem.
Następnie zapobiegaj gromadzeniu się większej ilości papieru, rezygnując z niepotrzebnej poczty i zamiast korzystać z papierowych list zadań i notatek, przejdź do Evernote lub Dokumentów Google. Pamiętaj też o tym, co drukujesz. Jeśli możesz wykonać zadanie bez fizycznej kopii dokumentu, najpierw zastosuj to podejście. „Jeśli nie, wydrukuj go, użyj i oddaj do kosza obok biurka” – mówi Strauss.
Na koniec ustaw przypomnienie w kalendarzu, aby raz w tygodniu przejrzeć dokumenty i pocztę, aby uniknąć bałaganu w biurze.
Wdrożenie i przystosowanie się do systemu bez papieru może zająć trochę czasu, ale z czasem prawdopodobnie będziesz wdzięczny za całą tę dodatkową przestrzeń – i miejmy nadzieję, odnowioną motywację i skupienie.
Ashley Abramson
Współpracownik
Ashley Abramson jest hybrydą pisarki i mamy z Minneapolis w stanie Minnesota. Jej prace, skupiające się głównie na zdrowiu, psychologii i rodzicielstwie, były prezentowane w Washington Post, New York Times, Allure i nie tylko. Mieszka na przedmieściach Minneapolis z mężem i dwoma małymi synami.
