Listy rzeczy do zrobienia mogą być błogosławieństwem i przekleństwem. Mogą pomóc Ci zapamiętać ważne zadania, przenosząc wszystko, co chcesz osiągnąć z mózgu na kawałek papieru, ale mogą też być zastraszającym przypomnieniem wszystkiego, czego nie zacząłeś lub nie masz czasu ukończyć.
Jeśli twoja lista rzeczy do zrobienia wydaje się bardziej wrogiem niż pomocnym narzędziem, możesz rozważyć zresetowanie swoich oczekiwań nie tylko co do listy, ale także dla siebie. Te porady ekspertów dotyczące tworzenia listy rzeczy do zrobienia i zmiany relacji z nią sprawią, że poczujesz się produktywny, a nie przytłoczony.
Zacznij od samego początku — w tym przypadku obejmuje to gdzie tworzysz swoje listy. Może jesteś osobą planującą. Może wolisz używać karteczek samoprzylepnych lub w aplikacji takiej jak Evernote. Jeśli istnieje pewien format, który naprawdę pasuje do Twojego mózgu i stylu życia, trzymaj się go. Nie czuj presji, aby kupić specjalny notatnik lub pobrać aplikację, jeśli to nie twoja sprawa.
„Narzędzie, któremu najmniej się opierasz, to narzędzie, którego będziesz używać najczęściej” — radzi ekspert ds. produktywności Grace Marshall. „Jeśli wiesz, że nie zamierzasz go użyć, to cię to nie uratuje”.
Dobrą wiadomością jest to, że nie ma „najlepszego” sposobu na uporządkowanie i uporządkowanie listy. Pisarka i redaktorka Jenée Desmond-Harris ćwierkać jej struktura listy rzeczy do zrobienia stała się popularna nie bez powodu — był to świetny przykład tego, jak zmiana sposobu organizacji zadań może pomóc w załatwianiu spraw i wyznaczaniu granic w pracy i w domu. „Zacząłem dzielić moją listę rzeczy do zrobienia na 1) rzeczy, które muszę zrobić, 2) rzeczy, które chcę zrobić i 3) rzeczy, które inni chcą ode mnie zrobić. Zmieniający życie! Często nie docieram do 3 i w końcu zdałem sobie sprawę, o mój Boże, czy to oznacza mieć granice?!” napisała na Twitterze.
Aby lista zadań działała dla niej, Desmond-Harris zapisuje wszystko w programie Microsoft Word i przesuwa je, aż kolejność będzie miała sens. „Zauważyłem jakiś czas temu, że nigdy nie skończyłem z listą. Rzadko dochodziłam wieczorem do momentu, w którym mogłam wyjść na spacer, poćwiczyć, pójść na plażę, poczytać książkę lub porozmawiać przez telefon z bliskimi. […] Pomyślałam: „Najwyraźniej nie jestem najbardziej zajętą osobą na świecie, więc dokąd idzie mój czas?” – mówi Apartment Therapy. „Kiedy zwróciłem uwagę, zdałem sobie sprawę, że po skończeniu pracy i podstawowych zadań w życiu dorosłym (które nazywam „rzeczami, które muszę zrobić”), utknąłem na rzeczach, które inni chcieli ode mnie zrobić”.
Chociaż lubi pomagać innym ludziom w ich prośbach, zdała sobie sprawę, że te prośby i inne zadania „Czuła się neutralna”, „stając między mną a wolnym czasem – wszystko z powodu tego, czego chcieli inni”, ona powiedział. „Nie chodzi o to, że zacząłem odmawiać wszystkim w tej kategorii, ale po prostu umieszczam te pozycje na dole mojej listy i jeśli do nich nie docieram, to w porządku”.
Możesz również rozważyć podzielenie listy na kategorie, takie jak praca kontra dom lub „musisz zrobić” lub „jeśli mam czas do zrobienia”, aby pomóc ci ustalić priorytety, podzielić i zwyciężyć. Jeśli zależy Ci na odhaczaniu pola, rozważ podział zadań na „szybkie poprawki” i „dłuższe projekty” i wykonaj najpierw szybkie zadania, aby zwiększyć wydajność. Jeśli jesteś osobą wizualną, kodowanie listy kolorami może być kluczowe.
Ekspert ds. zarządzania czasem Laura Vanderkam zaleca sporządzenie dwóch list, w tym dużego zrzutu mózgu zawierającego wszystko, co chcesz zrobić, oraz mniejszej listy około pięciu zadań, które bezwzględnie wykonasz tego dnia. „Większość ludzi robi swoje listy w taki sposób; sprawiają, że jest to bardziej lista życzeń” – wyjaśnia. „To nie jest przydatne, ponieważ gdy umieścisz 30 pozycji na codziennej liście rzeczy do zrobienia, nie zrobisz wszystkich 30. Nie ma żadnej cnoty w umieszczaniu czegoś na liście rzeczy do zrobienia i nie robieniu tego”.
Zamiast tego Vanderkam radzi myśleć o mniejszej codziennej liście jako o kontrakcie z samym sobą. „Kiedy coś znajduje się na dzisiejszej liście rzeczy do zrobienia, oznacza to, że zamierzasz to zrobić dzisiaj” – mówi. „Jeśli to zrobisz, musiałeś naprawdę ustalić priorytety i przemyśleć, co tak naprawdę musi się wydarzyć dzisiaj… i zaczynasz czuć się znacznie lepiej ze swoją listą rzeczy do zrobienia”.
Nie jesteś nadczłowiekiem. „Zobacz dzisiejszą listę rzeczy do zrobienia jako menu, a nie posiłek” — radzi Marshall. „Możesz zrobić wielki zrzut mózgu i umieścić wszystko, co musisz zrobić w pewnym momencie na swojej liście, ale jeśli spróbujesz z tego pracować, może to być przytłaczające. Jeśli widzisz to jako menu, wybierasz to, co masz, do czego możesz, tak jak wtedy, gdy wchodzisz do restauracji”. Jeśli masz do czynienia ze szczególnie ciężki dzień spotkań i nie będziesz miał czasu na nieprzerwaną pracę, nie wywieraj na siebie niepotrzebnej presji, aby osiągnąć coś, co nie jest absolutnie pilne.
Marshall zaleca cotygodniowe siadanie i przeglądanie list rzeczy do zrobienia. „Raz w tygodniu to dobry sprawdzian”, mówi. „To pomaga dostrzegać wzorce i pomaga myśleć i planować z wyprzedzeniem”. Podczas gdy ona używa jej rzeczy do zrobienia wymieniać każdego dnia, co tydzień „skanuje horyzont”, aby zobaczyć, co nadchodzi i gdzie może ją zoptymalizować czas.
Nawet najlepiej ułożone plany mogą się nie powieść i życie się wydarzy. Po znalezieniu odpowiedniego przepływu listy rzeczy do zrobienia możesz odkryć, że wygodniej jest przenosić zadania lub przyznawać się, że tego dnia coś nie zostanie zrobione. „Zaczniesz czuć się pewniej, przypisując sobie rzeczy na różne dni” — mówi Vanderkam. „Możesz powiedzieć: 'Tak, muszę napisać tę notatkę i nie pasuje ona do dzisiejszego dnia, ale jeśli wiem, czy umieszczę ją na liście na środę, to się uda'”. coś do jutra; dajesz zadaniu czas i miejsce na dobrze wykonaną pracę.
Kara Nesvig
Współpracownik
Kara Nesvig dorastała na farmie buraków cukrowych w wiejskiej Północnej Dakocie i w wieku 14 lat przeprowadziła swój pierwszy profesjonalny wywiad ze Stevenem Tylerem. Napisała do publikacji, w tym Teen Vogue, Allure i Wit & Delight. Mieszka w uroczym domu z lat 20. w St. Paul z mężem, ich Cavalier King Charles Spaniel Dandelion i wieloma, wieloma parami butów. Kara jest żarłoczną czytelniczką, superfanką Britney Spears i copywriterką — w tej kolejności.