Gdy rok dobiega końca, ludzie na całym świecie usiłują znaleźć pozory normalności w prawdziwie burzliwym okresie. Jednak wiele osób nadal ma obowiązki, które wymagają od nich na pewnym poziomie funkcjonalności i produktywności, a uczucie, że skupiasz się w każdym możliwym kierunku, może mieć wpływ na twoje wydajność. Wiem, że nie jestem sam, kiedy mówię, że moja uwaga została trafiona.
Jako osoba, która całe swoje życie pracowała w domu, wypracowałem sobie wiele nawyków, aby utrzymać motywację i mieć nad wszystkim kontrolę - ale nawyki, które kiedyś pracowały dla mnie, nie są już dostępne. Kiedyś mogłem wpaść do mojego sąsiedzkiego centrum pilates na trening, aby podnieść poziom serotoniny lub pracować w kawiarni lub bibliotece, co dawało mi poczucie wspólnoty w ciszy. Ponieważ większość mojej pracy jest wykonywana za pośrednictwem moich dwóch najlepszych przyjaciół (Gmaila i Dysku Google), musiałem znaleźć sposób na zarządzanie moim obciążeniem pracą, nawet gdy czuję, że mój umysł jest na wyczerpaniu.
Należę do osób, które wierzą w „skrzynkę odbiorczą zero” pod koniec każdego dnia, a moim poprzednim sposobem zarządzania w Before Times było odpowiadanie na e-maile, gdy nadeszły. Ale teraz, kiedy wydaje mi się, że wszystko zbliża się dwa razy szybciej niż normalnie, jestem przytłoczony masą komunikacji docierającej do mnie ze wszystkich stron.
Aby dodać trochę organizacji do mojego życia, wymyśliłem system sortowania, który pomógłby mi ustalić priorytety, które wymagają większości przepustowości, jednocześnie zaspokajając moje potrzeby wizualne.
Opracowany przeze mnie system to sztuczka, której nauczyłem się na kursie projektowania, który ukończyłem na studiach. Uczyliśmy się o tym teoria koloru, i ile osób ma naturalne skojarzenia z kolorami. Na przykład, gdy widzimy odcienie czerwieni, mamy tendencję do kojarzenia bardzo agresywnych (i często negatywnych!) Rzeczy, takich jak czerwony długopis nauczyciela lub sygnał „nie przeszkadzać” ze Slacka.
Podświadome wskazówki, które czerpiemy z odcieni kolorów, mają ogromny wpływ na sposób przetwarzania informacji. (Dlatego malując ściany sypialni, możesz wybrać kolor, który uspokaja Twój umysł jest w stanie się zrelaksować). Kiedy otwieram skrzynkę odbiorczą i jestem bombardowany e-mailami, moją naturalną skłonnością jest zamykanie laptop. Domyślny projekt techniczny to biały, szary i kolory podstawowe: są to kolory, które często kojarzymy z korporacjami (patrz: cała paleta logo Google) i jako osoba, która ma większy wpływ na wygląd, chciałem, aby mój projekt był bardziej ciepły i osobisty.
Proces jest prosty, ale skuteczny: Za każdym razem, gdy otwieram e-mail, najpierw sprawdzam wszystkie nieprzeczytane e-maile, które otrzymałem od czasu, gdy ostatnio byłem w skrzynce odbiorczej. Poświęcam od pięciu do dziesięciu minut na przesiewanie spamu, a następnie szybko oceniam pozostałą część mojej poczty: decyduję, pod jaką etykietą ma ona etykietę i jak szybko muszę odpowiedzieć.
Na początek podzieliłem moje etykiety na cztery kategorie, wszystkie zależne od czasu: „Odpowiedz w ciągu godziny”, „Odpowiedz do EOD”, „Odpowiedz przez EOW” i „Odpowiedz, kiedy Możliwy." Wszystkie moje etykiety czasu są pomarańczowe, ponieważ jest wystarczająco blisko pilności czerwieni, ale bez instynktownego alarmu, który neonowa czerwień wyzwala w naszym podświadomy. Pilne, ale nie stresujące.
Odkryłem, że uwalniając się od presji związanej z ciągłą dostępnością, mogłem się bardziej skupić. Eksperci zbadali pozytywne skutki ustawianie „godzin pracy” dla e-maili i udowodniono, że poprawia wydajność, czego doświadczyłem na własne oczy. Żartuję, że e-maile są stresujące, ponieważ jeśli wyślesz jeden, nagle dostaniesz jeszcze trzy, to bardzo zniechęcające i stresujące, gdy starasz się mieć na oku wiele rozmów, które mają różny stopień pilna sprawa. Tworząc system etykietowania oparty na czasie, mogę skupić się na tym, co wymaga priorytetu i na co można się przyjrzeć później w ciągu dnia lub tygodnia.
Zacząłem dodawać więcej etykiet na podstawie kategorii e-maila. Robi się to, aby od razu wiedzieć, które z moich zadań w danym momencie najbardziej zaniedbuję. Oto kolorowe etykiety, które przekroczyłem w oparciu o własne potrzeby:
Zgodnie z teorią kolorów żółty jest pierwszym kolorem, który zauważysz. Ponieważ używam poczty e-mail głównie do spraw związanych z pracą, chciałem mieć łatwe i natychmiastowe oznaczenie dla całej korespondencji związanej z pracą.
Unikam używania dwóch kolorów: czerwonego i fioletowego, ponieważ mają one tendencję do wyostrzania czujników stresu w źrenicy. Niektóre kolory mają bardziej agresywne skojarzenia, albo przez nasycenie, albo przez skojarzenie (dzięki reklamie) i eksperci zbadali, których kolorów należy unikać jeśli próbujesz się odstresować. Podobnie jak większość ludzi nie pomalowałaby swoich sypialni na jaskrawoczerwony kolor, prawdopodobnie nie będziesz chciał patrzeć na ekran z czerwonymi etykietami.
Odkąd zacząłem oznaczać skrzynkę odbiorczą kolorami, zauważyłem znaczącą zmianę nawet w samym oczekiwaniu na otwarcie mojej poczty. Mogę wizualnie zobaczyć, co i kiedy wymaga mojej uwagi, a system zapewnia mi plan zajęcia się moją listą rzeczy do zrobienia.
Używam tego systemu od kilku miesięcy i nadal czuję się bardziej przytłoczony przez świat w duży, mogę efektywniej ocenić, co wymaga ustalenia priorytetów, a w zamian zwiększyć produktywność podczas sposób. Zdecydowanie odczuwam mniejszą presję, aby zrobić wszystko na raz i od jednego spojrzenia wiem, co wymaga mojej uwagi. A kiedy pandemia dobiegnie końca, planuję trzymać się tego systemu tylko dlatego, że sprawia, że moje życie jest trochę mniej stresujące, jedna karta na raz.