Podczas gdy próbujesz poruszać się po nowej, przeprojektowanej skrzynce odbiorczej Gmaila, pozwól nam przedstawić praktyczną sugestię, która może dziesięciokrotnie poprawić Twoją profesjonalną efektywność komunikacji. Zapomnij o próbach nadążenia za tuzinem piekarniczych etykiet e-mail z mieszaniem i dopasowywaniem. Możesz skutecznie przechowywać każdą wiadomość w trzech folderach akcji. Tutaj są.
Oczywiście „Kosz” to śmieci, a „Spam” to spam. Ale co z pozostałymi 8 000 wiadomościami, które wydajesz codziennie? Muszą gdzieś iść, prawda?
"Później"
Co w to wkładasz: E-maile wymagające wykonania zadania, którego nie możesz wykonać w tym momencie. Szybkie 2-minutowe odpowiedzi na wiadomości powinny być wykonywane jak najszybciej, ale e-maile z długimi odpowiedziami lub wiadomości z prośbą o wykonanie czynności mogą spędzać czas w tym folderze, dopóki nie będziesz w stanie podjąć dalszych działań później.
Co z tym zrobisz: Pamiętaj, później znaczy później; cały system zawiedzie, jeśli nie nadążasz za tym folderem. Ilekroć masz 20 minut do stracenia w ciągu dnia, sprawdź swoją etykietę „Później” i śledź działania i odpowiedzi, które odrzuciłeś.
"Trzymać"
Co w to wkładasz: Wiadomości i wątki z wąskim oknem przydatności. Można wrzucić tutaj wątki od współpracowników o trwających projektach, podobnie jak e-maile z numerami potwierdzającymi lub kodami śledzenia.
Co z tym zrobisz: Ukrywasz tutaj wątki, ponieważ będziesz potrzebować łatwego dostępu do nich przez co najmniej chwilę, więc możesz wpaść tutaj, aby znaleźć potrzebne informacje. Ale musisz to czyścić regularnie - może raz w tygodniu? - aby wszystko było świeże i uporządkowane. Wiadomości przenoszą się z folderu „Wstrzymaj” do „Kosza” lub następnej opcji…
„Archiwum”
Co w to wkładasz: To jest twoja długoterminowa biblioteka e-mail. Jeśli wiadomość e-mail zawiera coś, co Ty wiedzieć będziesz potrzebować później - jak dane logowania na forum internetowym lub końcowe pliki z długo zakończonego projektu - umieść je tutaj, aby móc je później wykorzystać.
Co z tym zrobisz: Zostaw to w spokoju… dopóki czegoś nie będziesz potrzebować. Następnie użyj funkcji wyszukiwania klienta poczty e-mail, aby pobrać wiadomości z archiwum i uzyskać potrzebne informacje od razu.