Zawsze jest ten przyjaciel. Wiesz, ten z 76 niesłyszanymi wiadomościami głosowymi, 150 nieprzeczytanymi tekstami i - łykami - 15 964 nieprzeczytanych wiadomości e-mail w swojej skrzynce odbiorczej. (A może tym „przyjacielem” jesteś ty.) Tak czy inaczej, utrzymywanie skrzynki odbiorczej w porządku lub nawet dotarcie do skrzynki odbiorczej zero może wydawać się niemożliwym wyczynem #adulting. Ale cyfrowe sprzątanie domu nie musi być twoim najmniej ulubionym obowiązkiem.
Ponieważ wszyscy stosują Metodę KonMari w swoich domach, skontaktowaliśmy się z kilkoma ekspertami ds. Wydajności, aby udzielić wskazówek, jak wprowadzić magiczną sztukę porządkowania do skrzynki odbiorczej.
Aby otrzymywać ważne e-maile, takie jak trasy podróży, kupony i informacje od właściciela, które chcesz przechowywać na później, podłącz swoje konto do aplikacji notatek, takiej jak Evernote. „Z wyślij e-mailem do funkcji Evernote, będziesz mógł wysyłać te e-maile bezpośrednio do notesów, takich jak „Nadchodzące podróże”, „Zadania” i „Oferty” - mówi Forrest Bryant, dyrektor redakcyjny Evernote.
Nienawidzisz marnować czasu na wypełnianie e-maili? Łatwa naprawa, mówi Bryant: „Skonfiguruj inteligentne etykiety w Gmailu lub reguły w Outlooku aby automatycznie sortować otrzymywane wiadomości e-mail na podstawie nadawcy lub słów kluczowych, abyś nie tracił czasu na składanie przychodzące wiadomości e-mail do odpowiednich folderów lub szukanie tej jednej wiadomości od szefa od miesiąca temu."
Jeśli spam blokuje skrzynkę odbiorczą, nawyk regularnego wypisywania się z subskrypcji za pośrednictwem aplikacji takiej jak Unroll.me. Możesz także ręcznie anulować subskrypcję, wyszukując słowo kluczowe „anuluj subskrypcję” w polu wyszukiwania wiadomości e-mail. „Kiedy mam pięć lub 10 minut przed następnym spotkaniem lub rozmawiam przez telefon, staram się zrezygnować z subskrypcji pięć lub więcej e-maili na raz, dzięki czemu zadanie jest wykonalne ”- mówi Shay Paulson, właściciel i strateg mediów w Merit Media.
Chociaż szybki e-mail z harmonogramem spotkania wydaje się wygodny, są to dokładnie te rodzaje wątków, które zapychają nasze skrzynki odbiorcze. Oszczędzaj czas i zapobiegaj bałaganowi w skrzynce odbiorczej, korzystając z internetowego systemu kalendarza Planowanie dokładności lub Kalendarz zamiast. „W ten sposób możesz zsynchronizować go z Gmailem lub kalendarzem służbowym i pozwolić innym zaplanować czas na spotkanie lub czat, kiedy jest to wygodne dla wszystkich”, mówi trener biznesu Lindsey Anvik.
Jak denerwujące jest ręczne wyszukiwanie tego e-maila zawierającego informacje potrzebne do zrobienia czegoś w pracy? Anvik zaleca ograniczenie zbędnych łańcuchów wiadomości e-mail za pomocą takich systemów zarządzania projektami Asana lub Basecamp. „Obie mają aplikację i powiadomienia, dzięki czemu możesz łatwo śledzić projekty i klientów w jednym miejscu bez kłopotów z sortowaniem i przeszukiwaniem skrzynki odbiorczej” - mówi.
Jeśli obecnie używasz poczty e-mail do współpracy z grupami lub zespołami ludzi, Anvik mówi, że aplikacja do czatu zewnętrznego, taka jak Skype lub Luźny pozwala łatwo komunikować się z pytaniami i uzyskiwać natychmiastowe odpowiedzi zamiast czekać na odpowiedź e-mail.
Natalie Wise, autorka „Podręcznik samodyscypliny, ”Ma genialną sztuczkę, aby uzyskać jak najwięcej przebiegu ze swojego podpisu, jak możesz. „Zamiast po prostu podać swoje imię i tytuł, dodaj aktywne godziny sprawdzania wiadomości e-mail, typowe informacje, które wysyłasz w wiadomościach e-mail, i najlepszy sposób na skontaktowanie się z Tobą” - mówi. „Spróbuj”, wolę rozmawiać przez SMS. Napisz do mnie na mój numer, aby uzyskać szybszą odpowiedź. ”
Innym sposobem na utrzymanie czystej skrzynki odbiorczej? Podziel na segmenty, konfigurując cztery oddzielne konta e-mail, które służą do określonych celów. Profesjonalny organizator i konsultant ds. Wydajności Josephine Page sugeruje jeden do spraw osobistych, jeden do pracy, jeden do e-maili marketingowych i jeden do mediów społecznościowych. „Każdy adres e-mail może być pochodną pierwszego, na przykład„ douglasP ”do celów osobistych lub„ douglasB ”do celów biznesowych”, mówi. „Przejrzenie i wykonanie planu działania dla każdego e-maila jest mniej przytłaczające, jeśli skonfigurujesz osobne adresy e-mail”.
Nawet jeśli nie dopuścisz do niepotrzebnego zaśmiecania skrzynki odbiorczej przez e-maile, nie wyjdziesz z lasu w celu konserwacji. Justin Lavelle, dyrektor ds. Komunikacji Został zweryfikowany, mówi, że ustawia regularną datę zarządzania swoimi e-mailami. „Wybierz godzinę w tygodniu, aby zachować swoją skrzynkę odbiorczą. W tym czasie zablokuj kalendarz i wycisz telefon. Chroń czas, jak każde inne ważne spotkanie i organizuj się - mówi. „Odrzuć to, co nieistotne, zarchiwizuj kompletne i nadaj priorytet liście zadań”.
